Word软件是指的对于文字进行编辑,优化,处理的重要软件。但是因为各种各样的原因,人们需要对文档进行安全保护,避免文档内容被其他人看到或者避免被各种计算机病毒损坏导致信息丢失,避免因为操作失误导致文档丢失等等。所以必须要加强对于Word的安全性,而Word自身也有一些增强安全性的功能,只要应用的恰当,也可以满足用户对于Word文档的安全性需求。

一、 Word文档中的安全级别功能

Word文档设置的安全级别也是要防止宏病毒的入侵与破坏的,Word文档的安全级别一共分为三个档次,分别是高档,中档,低档上级别。其中最高级别的安全性,只允许某一些宏运行,而这些宏都具有安全可靠的来源,而其他的所有宏都会取消不再使用。而中等级别的安全性指的是当用户打开一个“宏”的时候,会受到一条信息提醒,提醒让你进行选择,问你是否启用宏。而低级别的安全性指的是不对宏进行保护。

但是当你选择最高级别的安全级别的时候,已经安装好的模板和向导等加载项的宏就会被禁用。而只有在“工具”栏中的“安全性”然后点击“宏安全性”再点击“可靠来源”,再点击复选框“信任所有安装的加载项和模板”这样已经安装好的宏就不会被一同连累、被禁止使用。需要注意的是,一旦将这些添加到可靠来源列表中,那么这些文件进行交互操作的时候也就不会再次生成消息提醒了。

二、 Word文档的常见安全性问题

1、宏病毒侵入

Word文章中被宏病毒感染的几率非常高,而一旦被宏病毒感染,文档数据就有可能丢失而影响使用。宏病毒一般都是在文档的宏中保存,也有很多的情况是在模板或者加载项中的宏中进行保存。所以打开这样的文档,或者执行操作就非常容易出现宏病毒,激活宏病毒,然后宏病毒就会被快速的传播到计算机中,并且在normal模板或者一些共用的模板中进行保存。之后用户所打开的每一个Word文档都会被感染上宏病毒而无法控制,更严重的是,如果其他用户打开这些文档,同样也会被宏病毒所传染,宏病毒也会传播到他们的计算机中。

2、共用一台电脑的文档安全性

一般情况下,打开Word的时候,点击“文件”,系统会自动显示最近使用的四个文档,这样自己打开过哪些文档就会暴露出来。而有一些文档具有一定的保密性,用户并不希望被人发现。

另外,在资源管理器当中,如果用户把文档的属性设置成“隐藏”,在用鼠标依次单击“工具”“文件夹选项”“查看”“不显示隐藏文件”经过这样的设置之后,某些文件就会被隐藏起来,表面上是看不到的,但是如果别人再点击“显示所有文件”,那这些文件也就被看到了,如果是一台电脑被几个人共用,那么是无法起到保密的效果,文档安全性是没有任何保证的。

3、突发事件的文档安全性

突发事件一般都是指正在操作Word的时候,突然发生一些断电,死机的情况,而没有完成的文档会遗失,无法找回。或者人为操作失误关闭文件或者删除文件,结果又忘记了点击保存。

三、Word文档的安全性措施

1、宏病毒的安全性措施

针对宏病毒,用户可以针对宏病毒防护功能的安全级别进行设置更改,避免含有宏病毒的Word文档进行传播,影响其他的Word文档,甚至影响其他的计算机。具体步骤是,先鼠标单击“工具”栏中的“宏”,然后选择“安全性”再针对性选择限想要设置的安全级别。“高”“中”“无”都可以选择。不过“无”是关闭宏病毒的保护功能,所以不建议选择,因为选择“无”后将会使用Word文档进行文档编辑的时候信息不受保护。一旦打开文档,就会自动对宏进行使用,而一些宏是有一定的潜在的危险因素。而开启“中”时,如果宏不在可靠来源列表,那么在打开这些宏的时候,Word就会显示警告信息,如果文档带有病毒,就要选择禁用宏。“高”是全面开启宏病毒的保护功能,运行的是一些已经信任数据来源的宏,和已经数字签名的宏。而没有数字签名的宏或者不被信任的宏就会被自动禁止运行,Word打开文档的时候,也不会显示任何的警告[1]。

2、针对突发情况的安全措施

针对一些在操作过程中的死机,断电等情况,可以利用Word提供的“自动保存”来防止文档丢失。“工具”“选项”“保存”“自动保存间隔时间”,通过以上设置,Word文档就会在设置的时间内自动保存,即使发生断电或者死机的情况,再打开Word的时候,也会自动打开恢复文件了。注意保存间隔时间不要设置的太近,对硬盘有一定的损伤。

另外也可以使用Word的文档备份的功能,“工具”“选项”“保存”“保留备份”这样就可以保存文旦的同时在额外的备份一个文档自动保存,备份文档的后缀是wbk。

3、隐藏文档

针对打开文件,默认最近使用的四个文件,可以通过隐藏文档的方式来提升安全性。通过以下操作:“工具”“选项”“常规“取消”“列出最近所用文档”通过这样的设置,自己最近打开的文档就不会显示了。

针对操作过程中,有人经过的保密方法,可以先选中全文,然后使用“工具”中的“字体颜色”,把正在操作的字体变成白色,这样就不会被看到了,然后再点击撤销,尅就恢复原来的设置。如果频繁操作太麻烦,那么可以录制一条针对性的宏命令[2]。

4、设置密码

如果一些文档只想要给一部分用户看,可以设置密码进行授权,点击“工具”“常规选项”中选择输入密码,然后再单击确认。这样文档就会出现“打开权限密码”和“修改权限密码”。“打开权限密码”指的是没有经过授权的用户不能打开文档,“修改权限密码”指的是以只读的方式打开文档,不能进行修改。另外一定要注意设置的密码最好是字母大小写和数字结合起来,防止一些破解软件进行破解。但是即使设置加密,有一些人同样可以看到文档的内容,因为用鼠标右键点击文档,会出现属性,其中有一个“摘要”可以看到文章的部分内容,系统会自动保存文章的最开始输入的前几十个字,针对这样的情况,只能说养成良好的写作习惯,先写文章标题,再写正文。

四、结语

综上所述,Word应用十分广泛,但是在应用过程中,Word自身提供的功能已经足够保障文档的安全性能了。只要平时养成良好的工作习惯,注意积累,就会让文档的安全性大大地提升。